Az sayıda fatura düzenleyen mükellefler için e-Fatura uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden kullanımını sağlamak amacı ile oluşturulan ve "wwww.efatura.gov.tr" internet adresinde hizmete sunulan e-Fatura Portalı aracılığıyla gerçekleştirilebilirler.

E-Fatura uygulamasını kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen ve e-Fatura uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır.

Alıcı tarafından ret yanıtı ya da kabul edildiyse iade faturası hazırlanacak ve iletilecek.

Başka mükelleflerin faturalarını göndermek ve almak amacıyla bilgi işlem sisteminin Gelir İdaresi Başkanlığı sistemiyle entegre edilmesidir. Özel entegratör bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkânı sağlanır.

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 ve müteakip hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadırlar. Bunun dışında, isteğe bağlı kullanım gerçekleştirilebilir.

e-Arşiv uygulamasından yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekir.

e-Arşiv uygulaması ile sadece e-Fatura kapsamı dışında kalan faturalar; oluşturulur, imzalanır ve saklanır. Uygulama dahilinde başka herhangi bir belge saklanamaz.

e-Arşiv Uygulamasına kayıtlı olan mükellefler; e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere, son tüketicilere ve yurt dışındaki müşterilerine e-Arşiv uygulaması kapsamında elektronik fatura düzenleyebilirler.

Şu an için format ve standartları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan Yevmiye Defteri ve Büyük Defter e-Defter olarak tutulabilir.

Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabilirler.

Elektronik Defter Genel Tebliği’nde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Gelir İdaresi Başkanlığı mali mühür ile onaylanmış elektronik dosyadır.

Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade eder.

Gerçek kişilerin KEP hesabı adresi “adı.soyadı@hs03.kep.tr”; aynı isim ve soyadında bir kayıt olması durumunda “adı.soyadı.sayı@hs03.kep.tr” biçiminde oluşturulur. Başvuru sahibinin birden fazla adının veya soyadının olması halinde, bitişik yazılmak üzere adlardan veya soyadlardan en az biri açık olarak yazılacak şekilde KEP hesabı adresi verilir. Kurumsal başvurularda ise, “MersisNumarası”, “MersisNumarası.X”, “TüzelKişiAdı” ya da “TüzelKişiAdı.X” şeklinde olabilir. X, alfa nümerik olacak şekilde isteğe bağlı olarak belirlenir.

KEP hesapları bireysel kullanıcılar için tek bir kişiye aittir. Kurumsal hesaplar için, başvuru sırasında veya daha sonrasında istenilen kadar işlem yetkilisi atanabilir.

Yabancı ülkelere ait KEPHS (Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcı) adreslerine gönderim yapılamaz. Fakat ülkemizde faaliyet gösteren KEPHS’lerden alınan adresler arasında, kullanıcının yurt içinde veya yurt dışında olması fark etmeden KEP alışverişi yapılabilir.

19 Ocak 2011 tarih ve 27820 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan “Tebligat Kanunu ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun” ile Tebligat Kanunu’na eklenen “Elektronik Tebligat” başlıklı 7/a maddesine göre, tebligata elverişli bir elektronik adres vererek bu adrese tebligat yapılmasını isteyen kişiye, elektronik yolla tebligat yapılabileceği düzenlenirken, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu tutuldu. Diğer tüzel ve gerçek kişilerde isteğe bağlıdır.

Şirket belgelerinizin yanında tüm kişisel verilerinizi de güvenle yedekleyebilir.

Eski dönemlere ait e-Fatura, e-Arşiv fatura, e-Defter ve kontrol etmeniz gereken tüm belgelerinize dilediğiniz zaman erişebilir.

Blok yedekleme özelliği ile verilerinizin tamamı değil sadece değişlik içeren kısımlar tekrar yedeklenir. Böylece performans sorunu yaşamazsınız.

Verilerinizi 10 kata kadar sıkıştırarak, şifreli veya şifresiz yedekleyebilir.

e-Mutabakat servisinde, cari, BA ve BS bakiyeler taraflar arasında sorgulanır. Sorgu listeleri gelen ve giden mutabakat talepleri olarak oluşur. Tek bir platform üzerinde tüm gelen ve giden mutabakat taleplerinin durumları (bekleyen, onaylanan, reddedilen vb.) takip edilir.

KEP hesapları bireysel kullanıcılar için tek bir kişiye aittir. Kurumsal hesaplar için, başvuru sırasında veya daha sonrasında istenilen kadar işlem yetkilisi atanabilir.

e-Mutabakat servisi esnek yöntemlere sahiptir. Elle cari bilgileri ve bakiye tutarları girilebilir. Daha önceden hazırlanmış olan veya başka bir yazılımdan çekilmiş olan excel listesi doğrudan e-Mutabakat servisine yüklenebilir. Diğer bir yöntem ise entegrasyon yoluyla, kullanılmakta olan finans/muhasebe veya ERP yazılımına bağlantı kurularak manuel işleme gerek kalmadan otomatik yüklemedir.

Öncelikle e-Mutabakat Servisi ile dağınık bir yapıda olan mutabakatlaşma (telefonla, e-posta ve faks ile yapılan mutabakatlaşmalar) işlemleri tek bir platformda takip edilebilir hale gelmektedir. Mutabakatlaşma süreçleri kayıt altına alınmakta ve birden çok kullanıcının aynı mutabakatlaşma listesi üzerinden eşanlı olarak hareket etmesi sağlanmaktadır.